Sprawnie przeprowadzony piknik jest efektem przygotowań rozpoczętych znacznie wcześniej niż sama impreza. Pierwszym rozsądnym krokiem jest doprecyzowanie tego, dla kogo przygotowywane jest spotkanie i co ma ono osiągnąć, a kolejne decyzje podejmować już na podstawie jasno zdefiniowanych potrzeb Inaczej planuje się rodzinny piknik dla pracowników i ich bliskich, dlatego wybieranie atrakcji bez wcześniejszej analizy może utrudnić późniejszą logistykę. Im wcześniej powstanie logiczny plan, tym łatwiej kontrolować kolejne decyzje a zespół przygotowujący wydarzenie może podejmować decyzje w przewidywalnej kolejności.
Najpierw cel i uczestnicy, później atrakcje
Pierwszą pokusą podczas planowania bywa wybieranie najbardziej efektownych punktów programu, choć bardziej praktyczne okazuje się ustalenie profilu uczestników. Gdy wydarzenie ma charakter rodzinny, program powinien uwzględniać różne grupy wiekowe. W wydarzeniu nastawionym przede wszystkim na integrację większe znaczenie mogą mieć aktywności zespołowe. Dobre planowanie nie polega na wypełnieniu każdego kwadransa programu, lecz na stworzeniu rytmu wydarzenia odpowiadającego potrzebom uczestników.
Na etapie briefu dobrze określić przewidywaną liczbę uczestników, możliwości parkingowe oraz stopień formalności. Dobrze przygotowany brief staje się podstawą kolejnych ustaleń ponieważ czas wydarzenia determinuje sposób rozłożenia poszczególnych aktywności. Jeśli brief jest aktualizowany dopiero tuż przed wydarzeniem, łatwo o niepotrzebne poprawki, dodatkowe koszty i problemy logistyczne.
Teren pikniku to nie tylko trawa i wolna przestrzeń
Atrakcyjny teren nie zawsze jest dobrym miejscem na piknik. Przed wyborem miejsca trzeba ocenić dostępu dla uczestników i ekip technicznych, a także możliwości przygotowania cateringu. Pozornie niedroga lokalizacja może wymagać dodatkowego zaplecza, które zmieni rzeczywisty koszt wydarzenia Ważne jest również zaplanowanie ciągów komunikacyjnych pomiędzy cateringiem, sceną i atrakcjami.
Funkcjonalny układ pikniku powinien łączyć strefę gastronomiczną, miejsca siedzące i program rozrywkowy. Część programu wymaga odpowiedniej powierzchni, dlatego układ warto ustalić przed rozpoczęciem prac technicznych. Jeżeli jednocześnie działa kilka stref, trzeba umożliwić swobodne przemieszczanie się bez tworzenia niepotrzebnych zatorów. Najlepsza logistyka pozostaje dla gości niemal niewidoczna podczas gdy zaplecze techniczne działa w tle.
Jedna cena nie wystarczy – co naprawdę powinno znaleźć się w ofercie?
Kiedy brief jest już wstępnie uporządkowany osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę kto zorganizuje piknik firmowy, a następnie porównuje kilka propozycji. Wybór nie powinien sprowadzać się wyłącznie do najniższej ceny. Znacznie ważniejsze jest porównanie zakresów odpowiedzialności poszczególnych wykonawców takie jak obsługa techniczna, program i atrakcje czy zaplecze sanitarne. Pozornie tańsza propozycja może wymagać później zamawiania kolejnych usług.
Im bardziej rozbudowany piknik, tym większego znaczenia nabiera podział odpowiedzialności. Jeżeli za poszczególne strefy odpowiadają różne podmioty, konieczna staje się centralna koordynacja dostaw, montażu i pracy ekip. Jeżeli nikt nie zarządza całością łatwo o niejasności dotyczące zasilania i zaplecza. Rozbudowany program wymaga bardziej precyzyjnego planu operacyjnego dlatego warto wcześniej ustalić osobę decyzyjną po obu stronach.
Dobry scenariusz obejmuje także to, czego organizator nie chce wykorzystać
Wydarzenie plenerowe zawsze jest częściowo zależne od warunków, których nie da się kontrolować. Dlatego plan awaryjny nie jest elementu, który można pominąć przy dobrej prognozie, lecz zabezpieczeniem ciągłości wydarzenia. Trzeba ustalić, jakie elementy wymagają zadaszenia, a także które aktywności można zastąpić innymi.
Nieprzewidziane sytuacje nie dotyczą jedynie pogody, dlatego warto uwzględnić także opóźnienie dostawy. Nawet najlepszy harmonogram nie usuwa wszystkich niepewności, ale można przygotować procedury ograniczające skutki najczęstszych problemów. Pomaga w tym przygotowanie listy kontaktów do wszystkich ekip. Dzięki temu zespół nie traci czasu na ustalanie, kto powinien zareagować zamiast powodować niepotrzebne zamieszanie.
Wartościowy piknik firmowy nie polega na maksymalnym rozbudowaniu programu. O powodzeniu organizacyjnym częściej decydują spójne założenia, koordynacja wykonawców i przemyślany plan awaryjny. Kiedy te elementy tworzą jeden system, uczestnicy mogą po prostu korzystać z wydarzenia a zespół organizacyjny może skupić się na przebiegu programu.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Artykuł Sponsorowany+